La respuesta corta
Añade la ciudad de cada participante al planificador de abajo, elige la fecha de la reunión y busca las columnas con borde verde: a esas horas todos están en su horario laboral. Si no hay ninguna, mira las celdas amarillas, que marcan primeras horas de la mañana y últimas de la tarde que mucha gente todavía acepta, y elige la columna donde menos personas quedan fuera de su jornada normal.
Planifica siempre para una fecha real, no para hoy. La diferencia entre dos ciudades puede cambiar una hora en primavera y otoño, y un horario que funciona en enero puede caer a las 7:00 para alguien en marzo.
Pruébalo aquí: Planificador de reuniones
Abrir la herramienta completaCómo funciona la coincidencia de horarios
Si dos oficinas trabajan de 9:00 a 18:00, comparten 9 horas menos la diferencia horaria. Madrid y Buenos Aires, con 4 horas de diferencia en enero, comparten 5 horas; Madrid y Ciudad de México, con 7, comparten solo 2. Cuando la diferencia llega a 9 horas o más, no queda ninguna hora laboral en común y cualquier opción obliga a alguien a empezar antes o terminar más tarde.
Además, muchos países no cambian la hora, y eso mueve la diferencia aunque sus relojes no se toquen. México eliminó el horario de verano en 2022 en casi todo el país (salvo algunas ciudades de la frontera norte), y Colombia, Perú y Argentina no lo usan. España, en cambio, adelanta la hora en verano, así que la diferencia con Bogotá pasa de 6 horas en invierno a 7 en verano. Chile cambia la hora en sentido contrario, porque está en el hemisferio sur.
Pares de ciudades frecuentes y cuándo coinciden
La tabla supone un horario de 9:00 a 18:00 en ambas ciudades (el valor por defecto del planificador) y usa el formato de 24 horas. Enero es invierno en el hemisferio norte y julio, verano. Comprueba siempre la fecha exacta en el planificador.
| Ciudades | Diferencia en enero | Diferencia en julio | Horas en común (enero) | Hora práctica (enero) |
|---|---|---|---|---|
| Madrid y Londres | 1 h | 1 h | 8 h | Cualquier hora de 10:00 a 17:00 en Madrid |
| Madrid y Buenos Aires | 4 h | 5 h | 5 h | 14:00 Madrid, 10:00 Buenos Aires |
| Madrid y Santiago de Chile | 4 h | 6 h | 5 h | 14:00 Madrid, 10:00 Santiago |
| Madrid y Nueva York | 6 h | 6 h | 3 h | 15:00 Madrid, 9:00 Nueva York |
| Madrid y Bogotá o Lima | 6 h | 7 h | 3 h | 15:00 Madrid, 9:00 Bogotá |
| Madrid y Ciudad de México | 7 h | 8 h | 2 h | 16:00 Madrid, 9:00 Ciudad de México |
| Madrid y Tokio | 8 h | 7 h | 1 h | 9:00 Madrid, 17:00 Tokio |
| Ciudad de México y Nueva York | 1 h | 2 h | 8 h | 10:00 Ciudad de México, 11:00 Nueva York |
| Ciudad de México y Buenos Aires | 3 h | 3 h | 6 h | 10:00 Ciudad de México, 13:00 Buenos Aires |
Horario de verano: las semanas que desordenan la agenda
Estados Unidos y Canadá adelantan la hora el segundo domingo de marzo y la atrasan el primer domingo de noviembre. La Unión Europea y el Reino Unido lo hacen el último domingo de marzo y el último domingo de octubre. Por eso, durante dos o tres semanas de marzo y una semana a finales de octubre, Nueva York está solo 5 horas por detrás de Madrid en lugar de 6, y una llamada semanal de las 9:00 en Nueva York pasa de las 15:00 a las 14:00 en Madrid.
En el hemisferio sur ocurre al revés. Chile usa el horario de verano aproximadamente de septiembre a abril, y el sureste de Australia de octubre a abril, así que la diferencia con Europa puede cambiar dos horas a lo largo del año.
Los calendarios ajustan las reuniones periódicas de forma automática, pero solo respecto a la zona de quien las creó. Una reunión semanal creada en Ciudad de México se queda a las 10:00 allí, y en Madrid se mueve una hora cuando Europa cambia. Avisa a los participantes con tiempo.
Sé justo cuando no hay coincidencia
Si el equipo abarca 9 horas o más, alguien siempre sale perjudicado. Procura que no sean siempre los mismos, normalmente quienes están lejos de la sede. Algunas reglas que funcionan:
- Alterna el horario: una semana la reunión es temprano para una región y la siguiente, tarde para la otra.
- Prefiere las mañanas a las noches: la mayoría acepta mejor las 8:00 que las 21:00, sobre todo con niños en casa.
- Haz cortas las reuniones incómodas: 30 minutos a las 7:30 se aceptan, 90 minutos no.
- Graba la reunión y comparte notas para que asistir fuera del horario sea opcional cuando se pueda.
- Evita el viernes por la tarde en Europa para hablar con Asia, donde ya es viernes noche, y el lunes temprano en Asia para hablar con América, donde todavía es domingo.
Escribe la hora en la invitación sin dar lugar a errores
La mayoría de los errores vienen del texto de la invitación, no del calendario. Escribe la hora en al menos dos zonas, usa nombres de ciudades en lugar de siglas e incluye el día de la semana para que el cambio de fecha se vea. Una línea como martes 4 de marzo, 16:00 Madrid, 9:00 Ciudad de México, 12:00 Buenos Aires no deja dudas.
Las siglas son peligrosas: EST se escribe a menudo en verano, cuando Nueva York está en realidad en EDT; CST puede ser la hora central de EE. UU. o la de China, e IST se usa para India, Irlanda e Israel. Si participan muchas zonas, añade la hora UTC. En textos en inglés evita 12:00 a.m. y 12:00 p.m. y usa noon, midnight o el formato de 24 horas.
En el planificador, haz clic en la hora elegida y pulsa Copiar: obtienes una lista con la hora local, el día y la fecha de cada ciudad, lista para pegar en la invitación o en un mensaje.
Problemas frecuentes y soluciones
- Alguien llegó una hora antes o después: la reunión se planificó para una fecha con otro horario de verano. Revisa la fecha exacta en el planificador.
- No aparece la ciudad de un compañero: las zonas horarias llevan el nombre de una ciudad principal. Busca la ciudad grande más cercana o la capital, o escribe el nombre de la zona, como America/Bogota.
- La reunión cae en otro día: con diferencias grandes, una llamada por la tarde en América ya es la mañana siguiente en Asia. El planificador marca la medianoche en cada fila para que el cambio de día se vea.
- Ninguna hora sirve ni con celdas amarillas: amplía el horario laboral en el planificador (por ejemplo, de 8 a 19) o divide la reunión en dos reuniones regionales.