Die kurze Antwort
Füge im Planer unten die Stadt jedes Teilnehmers hinzu, wähl das Datum des Meetings und such nach grün umrandeten Spalten: Zu diesen Stunden sind alle in ihrer Arbeitszeit. Gibt es keinen grünen Rahmen, achte auf gelbe Zellen. Sie stehen für frühe Morgen- und Abendstunden, die viele noch akzeptieren. Nimm dann die Spalte, in der am wenigsten Leute außerhalb ihres normalen Arbeitstags liegen.
Plane immer für ein echtes Datum, nicht für heute. Der Abstand zwischen zwei Städten kann sich im Frühjahr und Herbst um eine Stunde ändern, und ein Termin, der im Januar passt, landet im März für jemanden um 7:00 Uhr.
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Vollständige Tool-Seite öffnenSo funktioniert die Überschneidung von Zeitzonen
Arbeiten zwei Büros jeweils von 9:00 bis 17:00 Uhr, haben sie 8 Stunden minus die Zeitverschiebung gemeinsam. Bei 1 Stunde Unterschied (London und Berlin) bleiben 7 gemeinsame Stunden, bei 5 Stunden (New York und London) bleiben 3, und ab 8 Stunden (San Francisco und London, New York und Istanbul im Winter) gibt es gar keine gemeinsame Arbeitsstunde mehr. Dann muss bei jeder Option jemand früher anfangen oder länger bleiben.
Zeitzonen mit halben und Viertelstunden machen die Rechnung schwieriger: Indien liegt bei UTC+5:30 und Nepal bei UTC+5:45, ein Meeting zur vollen Stunde in London beginnt in Mumbai also zur halben Stunde. Manche Länder haben außerdem gar keine Sommerzeit, darunter Indien, China, Japan, die Türkei, der größte Teil Afrikas und Arizona. Ihr Abstand zu Europa oder Nordamerika ändert sich deshalb zweimal im Jahr, obwohl ihre eigenen Uhren nie umgestellt werden.
Häufige Städtepaare und ihre Überschneidung
Die Tabelle geht in beiden Städten von einer Arbeitszeit von 9:00 bis 17:00 Uhr aus und nutzt die 24-Stunden-Schreibweise. Januar ist Winter auf der Nordhalbkugel, Juli ist Sommer. Prüf das genaue Datum im Planer, denn die Umstellungstermine unterscheiden sich je nach Region. Für Wien und Zürich gelten dieselben Werte wie für Berlin.
| Städtepaar | Unterschied im Januar | Unterschied im Juli | Gemeinsame Arbeitszeit (Januar) | Praktisches Zeitfenster (Januar) |
|---|---|---|---|---|
| New York und London | 5 h | 5 h | 3 h | 10:00 New York, 15:00 London |
| San Francisco und New York | 3 h | 3 h | 5 h | 10:00 San Francisco, 13:00 New York |
| London und Berlin | 1 h | 1 h | 7 h | Jede Stunde von 9:00 bis 16:00 London |
| New York und Berlin | 6 h | 6 h | 2 h | 9:00 New York, 15:00 Berlin |
| London und Istanbul | 3 h | 2 h | 5 h | 10:00 London, 13:00 Istanbul |
| London und Mumbai | 5,5 h | 4,5 h | 2,5 h | 9:30 London, 15:00 Mumbai |
| San Francisco und London | 8 h | 8 h | keine | 8:00 San Francisco, 16:00 London |
| New York und Tokio | 14 h | 13 h | keine | 19:00 New York, 9:00 Tokio am nächsten Tag |
| London und Sydney | 11 h | 9 h | keine | 8:00 London, 19:00 Sydney |
Zeitumstellung: die Wochen, in denen Termine verrutschen
Die USA und Kanada stellen die Uhren am zweiten Sonntag im März vor und am ersten Sonntag im November zurück. Die Europäische Union, die Schweiz und Großbritannien stellen am letzten Sonntag im März und am letzten Sonntag im Oktober um. Zwei bis drei Wochen im März und etwa eine Woche Ende Oktober liegt New York deshalb nur 4 statt 5 Stunden hinter London und nur 5 statt 6 Stunden hinter Berlin. Ein wiederkehrender Call um 10:00 Uhr New Yorker Zeit rutscht in London von 15:00 auf 14:00 Uhr und in Berlin von 16:00 auf 15:00 Uhr.
Auf der Südhalbkugel läuft es umgekehrt. Sydney, Melbourne und andere Teile im Südosten Australiens haben Sommerzeit vom ersten Sonntag im Oktober bis zum ersten Sonntag im April. Der Abstand zwischen London und Sydney schwankt dadurch im Lauf des Jahres zwischen 9 und 11 Stunden und liegt zwischendurch bei 10 Stunden.
Kalender-Apps passen Serientermine automatisch an, aber nur bezogen auf die Zeitzone der Person, die den Termin angelegt hat. Ein wöchentlicher Call, der in New York erstellt wurde, bleibt um 10:00 Uhr New Yorker Zeit, und bei allen anderen verschiebt er sich. Sag den Teilnehmern rechtzeitig Bescheid, wenn das passiert, oder leg die Serie in UTC an, wenn dein Kalender das erlaubt.
Fair bleiben, wenn es keine Überschneidung gibt
Wenn ein Team 10 Stunden oder mehr umspannt, muss immer jemand zurückstecken. Lass es nicht immer dieselben Leute sein, meistens die, die weit weg vom Hauptsitz arbeiten. Ein paar Regeln, die sich in der Praxis bewährt haben:
- Zeitfenster wechseln: Lass einen wiederkehrenden Termin zwischen einem frühen Slot für die eine Region und einem späten Slot für die andere wechseln, zum Beispiel jede zweite Woche.
- Lieber früh am Morgen als spät am Abend: Die meisten akzeptieren 8:00 Uhr leichter als 21:00 Uhr, besonders mit Kindern zu Hause.
- Unbequeme Meetings kurz halten: 30 Minuten um 7:30 Uhr sind in Ordnung, 90 Minuten nicht.
- Das Meeting aufzeichnen und Notizen teilen, damit die Teilnahme außerhalb der Arbeitszeit möglichst freiwillig bleibt.
- In Europa den Freitagnachmittag für Calls mit Asien und Australien meiden, denn dort ist schon Freitagabend, und in Asien den Montagmorgen für Calls mit Amerika, denn dort ist noch Sonntag.
Uhrzeiten so in die Einladung schreiben, dass niemand sie falsch liest
Die meisten Terminfehler entstehen durch den Text der Einladung, nicht durch den Kalender. Schreib die Uhrzeit in mindestens zwei Zeitzonen, nenn Städte statt Abkürzungen und gib den Wochentag an, damit ein Datumswechsel sofort auffällt. Eine Zeile wie Dienstag, 4. März, 10:00 New York, 16:00 Berlin, 20:30 Mumbai lässt keinen Raum für Zweifel.
Abkürzungen sind riskant: EST wird oft auch im Sommer geschrieben, obwohl New York dann EDT hat, CST kann US Central oder China Standard Time bedeuten, und IST steht für Indien, Irland und Israel. Auch MEZ und MESZ werden gern verwechselt. Wenn du einen einzigen Bezugspunkt brauchst, gib zusätzlich die UTC-Zeit an. Englischsprachigen Kollegen schreibst du statt 12:00 a.m. oder 12:00 p.m. besser noon, midnight oder eine 24-Stunden-Zeit.
Klick im Planer auf die gewählte Stunde und dann auf Kopieren: Du bekommst eine fertige Liste mit Ortszeit, Wochentag und Datum für jede Stadt, die du direkt in die Einladung oder eine Chatnachricht einfügen kannst.
Häufige Probleme und Lösungen
- Jemand war eine Stunde zu früh oder zu spät: Das Meeting wurde für ein Datum in einer anderen Sommerzeitphase geplant. Prüf das genaue Datum im Planer noch einmal.
- Die Stadt eines Kollegen fehlt: Zeitzonen sind nach einer Hauptstadt der Region benannt. Such die nächste größere Stadt oder die Hauptstadt, oder gib den Namen der Zone ein, etwa America/Chicago.
- Das Meeting landet am falschen Tag: Bei sehr großen Abständen ist ein Abendtermin in Amerika in Asien schon der nächste Morgen. Der Planer markiert in jeder Zeile Mitternacht, damit der Datumswechsel sichtbar ist.
- Keine Stunde passt, auch nicht mit gelben Zellen: Erweitere die Arbeitszeiten im Planer (zum Beispiel 8 bis 18 Uhr), um den realistischen Kompromiss zu sehen, oder teil das Meeting in zwei regionale Termine auf.