A resposta curta
Adicione no planejador abaixo a cidade de cada participante, escolha a data da reunião e procure as colunas com contorno verde: nesses horários todos estão dentro do expediente. Se não houver contorno verde, procure as células amarelas, que marcam começo de manhã e começo de noite que muita gente ainda aceita, e escolha a coluna em que menos pessoas ficam fora do seu dia normal.
Planeje sempre para uma data real, não para hoje. A diferença entre duas cidades pode mudar em uma hora na primavera e no outono do hemisfério norte, e um horário que funciona em janeiro pode cair às 7:00 para alguém em março.
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Abrir a página completa da ferramentaComo funciona a sobreposição de fusos
Se dois escritórios trabalham das 9:00 às 17:00, eles compartilham 8 horas menos a diferença de fuso. Uma diferença de 1 hora (Londres e Berlim) deixa 7 horas em comum, uma de 5 horas (Nova York e Londres) deixa 3 e, a partir de 8 horas (São Francisco e Londres, Nova York e Istambul no inverno), não sobra nenhuma hora de expediente em comum. A partir daí, qualquer opção exige que alguém comece mais cedo ou fique até mais tarde.
Fusos de meia hora e de quarto de hora tornam a conta menos óbvia: a Índia está em UTC+5:30 e o Nepal em UTC+5:45, então uma reunião em hora cheia em Londres começa na meia hora em Mumbai. Alguns lugares também não adotam horário de verão, entre eles Índia, China, Japão, Turquia, a maior parte da África, o estado americano do Arizona e o próprio Brasil, que deixou de usá-lo em 2019. Isso significa que a diferença deles para a Europa ou a América do Norte muda duas vezes por ano, mesmo que os relógios locais nunca mudem.
Para quem está no Brasil, o exemplo mais comum é São Paulo e Brasília (UTC-3 o ano todo): a diferença para Nova York é de 2 horas em janeiro e de 1 hora em julho, e para Londres é de 3 horas em janeiro e 4 horas em julho. Para Lisboa vale o mesmo que para Londres.
Pares de cidades comuns e quando se sobrepõem
A tabela considera expediente das 9:00 às 17:00 nas duas cidades e usa horário de 24 horas. Janeiro é inverno no hemisfério norte, julho é verão no hemisfério norte. Confira a data exata no planejador, já que as datas de mudança variam entre regiões.
| Par de cidades | Diferença em janeiro | Diferença em julho | Expediente em comum (janeiro) | Horário prático (janeiro) |
|---|---|---|---|---|
| Nova York e Londres | 5 h | 5 h | 3 h | 10:00 em Nova York, 15:00 em Londres |
| São Francisco e Nova York | 3 h | 3 h | 5 h | 10:00 em São Francisco, 13:00 em Nova York |
| Londres e Berlim | 1 h | 1 h | 7 h | Qualquer hora das 9:00 às 16:00 de Londres |
| Nova York e Berlim | 6 h | 6 h | 2 h | 9:00 em Nova York, 15:00 em Berlim |
| Londres e Istambul | 3 h | 2 h | 5 h | 10:00 em Londres, 13:00 em Istambul |
| Londres e Mumbai | 5,5 h | 4,5 h | 2,5 h | 9:30 em Londres, 15:00 em Mumbai |
| São Francisco e Londres | 8 h | 8 h | nenhuma | 8:00 em São Francisco, 16:00 em Londres |
| Nova York e Tóquio | 14 h | 13 h | nenhuma | 19:00 em Nova York, 9:00 em Tóquio no dia seguinte |
| Londres e Sydney | 11 h | 9 h | nenhuma | 8:00 em Londres, 19:00 em Sydney |
Horário de verão: as semanas que bagunçam a agenda
Estados Unidos e Canadá adiantam os relógios no segundo domingo de março e atrasam no primeiro domingo de novembro. A União Europeia e o Reino Unido mudam no último domingo de março e no último domingo de outubro. Durante duas a três semanas em março e cerca de uma semana no fim de outubro, Nova York fica só 4 horas atrás de Londres em vez de 5, e uma chamada recorrente às 10:00 de Nova York passa das 15:00 para as 14:00 em Londres.
O hemisfério sul funciona ao contrário. Sydney, Melbourne e outras partes do sudeste da Austrália usam horário de verão do primeiro domingo de outubro ao primeiro domingo de abril, então a diferença entre Londres e Sydney oscila de 9 a 11 horas ao longo do ano, passando por 10 horas no meio do caminho.
Para equipes no Brasil isso também importa: como o Brasil não muda mais o relógio, quem muda são os outros. Uma reunião semanal com Nova York às 11:00 de Brasília em janeiro passa a cair às 10:00 de Brasília depois que os Estados Unidos adiantam o relógio em março, se a série tiver sido criada no horário de Nova York.
Os aplicativos de calendário ajustam reuniões recorrentes automaticamente, mas só em relação ao fuso de quem organizou. Uma chamada semanal criada em Nova York mantém as 10:00 de Nova York, e todos os outros veem o horário mudar. Avise os participantes com antecedência quando isso acontecer ou ancore a série em UTC, se o seu calendário permitir.
Seja justo quando não há sobreposição
Quando uma equipe se espalha por 10 horas ou mais, alguém sempre sai prejudicado. Não deixe que sejam sempre as mesmas pessoas, geralmente as que estão longe da matriz. Algumas regras que funcionam na prática:
- Faça rodízio do horário: alterne uma reunião recorrente entre um horário cedo para uma região e um horário tarde para a outra, por exemplo semana sim, semana não.
- Prefira o começo da manhã ao fim da noite: a maioria aceita 8:00 com mais facilidade do que 21:00, principalmente quem tem filhos em casa.
- Mantenha curtas as reuniões em horário ruim: 30 minutos às 7:30 é aceitável, 90 minutos não é.
- Grave a reunião e compartilhe as anotações, para que a presença fora do expediente seja opcional quando possível.
- Evite a tarde de sexta na Europa para chamadas com a Ásia e a Austrália, onde já é sexta à noite, e a manhã de segunda na Ásia para chamadas com as Américas, onde ainda é domingo.
Escreva o horário no convite de um jeito que ninguém erre
A maioria dos erros de agendamento vem do texto do convite, não do calendário. Escreva o horário em pelo menos dois fusos, use nomes de cidades em vez de siglas e inclua o dia da semana para que a mudança de data fique evidente. Uma linha como terça-feira, 4 de março, 10:00 em Nova York, 15:00 em Londres, 20:30 em Mumbai não deixa espaço para dúvida.
Siglas são arriscadas: EST costuma ser escrito no verão, quando Nova York está na verdade em EDT; CST pode ser o horário central dos Estados Unidos ou o horário padrão da China; e IST é usado para Índia, Irlanda e Israel. No Brasil, BRT e horário de Brasília nem sempre valem para todo o país, já que Manaus, Cuiabá, Rio Branco e Fernando de Noronha têm fusos próprios. Se precisar de uma referência única, acrescente o horário UTC. Evite 12:00 a.m. e 12:00 p.m. em convites em inglês; escreva meio-dia, meia-noite ou o horário de 24 horas.
No planejador, clique na hora escolhida e aperte Copiar: você recebe uma lista pronta com a hora local, o dia da semana e a data de cada cidade, que dá para colar direto no convite ou numa mensagem.
Problemas comuns e soluções
- Alguém entrou uma hora antes ou depois: a reunião foi planejada para uma data em outro período de horário de verão. Confira de novo a data exata no planejador.
- A cidade de um colega não aparece: os fusos têm o nome de uma cidade principal, então busque a cidade grande mais próxima ou a capital, ou digite o nome do fuso, como America/Sao_Paulo ou America/Chicago.
- A reunião cai no dia errado: com diferenças muito grandes, uma chamada à noite nas Américas já é a manhã seguinte na Ásia. O planejador marca a meia-noite em cada linha para que a troca de data fique visível.
- Nenhuma hora serve, nem com células amarelas: amplie o expediente no planejador (por exemplo das 8 às 18) para ver o meio-termo realista, ou divida em duas reuniões regionais.