La réponse courte
Ajoutez la ville de chaque participant dans le planificateur ci-dessous, choisissez la date de la réunion et cherchez les colonnes entourées de vert : à ces heures, tout le monde est dans ses heures de travail. S'il n'y a aucun contour vert, regardez les cases jaunes, qui signalent le petit matin et la soirée, encore acceptables pour beaucoup, et choisissez la colonne où le moins de personnes sont en dehors de leur journée normale.
Planifiez toujours pour une vraie date, pas pour aujourd'hui. L'écart entre deux villes peut varier d'une heure au printemps et à l'automne, et un créneau qui convient en janvier peut tomber à 7 h pour quelqu'un en mars.
Essayez ici : Planificateur de réunion
Ouvrir la page complète de l'outilComment fonctionne le chevauchement des fuseaux horaires
Si deux bureaux travaillent tous les deux de 9 h à 17 h, ils partagent 8 heures moins le décalage horaire. Un décalage de 1 h (Londres et Berlin, ou Londres et Paris) laisse 7 heures communes, un décalage de 5 h (New York et Londres) en laisse 3, et à partir de 8 h de décalage (San Francisco et Londres, New York et Istanbul en hiver) il n'y a plus aucune heure de travail commune. Dès lors, chaque option demande à quelqu'un de commencer tôt ou de finir tard.
Les fuseaux décalés d'une demi-heure ou d'un quart d'heure compliquent le calcul : l'Inde est à UTC+5:30 et le Népal à UTC+5:45, si bien qu'une réunion à l'heure pile à Londres commence à la demie à Bombay. Certains pays n'appliquent pas du tout l'heure d'été, dont l'Inde, la Chine, le Japon, la Turquie, la majeure partie de l'Afrique et l'Arizona : leur écart avec l'Europe ou l'Amérique du Nord change donc deux fois par an, alors que leurs propres horloges ne bougent jamais.
Paires de villes courantes et heures communes
Le tableau suppose des heures de travail de 9 h à 17 h dans les deux villes et utilise l'heure sur 24 heures. Janvier correspond à l'hiver de l'hémisphère nord, juillet à son été. Vérifiez la date exacte dans le planificateur, car les dates de changement d'heure diffèrent selon les régions. Pour Paris, Bruxelles, Genève ou Berlin, les chiffres sont les mêmes que pour Berlin.
| Paire de villes | Décalage en janvier | Décalage en juillet | Heures de travail communes (janvier) | Créneau pratique (janvier) |
|---|---|---|---|---|
| New York et Londres | 5 h | 5 h | 3 h | 10 h à New York, 15 h à Londres |
| San Francisco et New York | 3 h | 3 h | 5 h | 10 h à San Francisco, 13 h à New York |
| Londres et Berlin | 1 h | 1 h | 7 h | N'importe quelle heure de 9 h à 16 h à Londres |
| New York et Berlin | 6 h | 6 h | 2 h | 9 h à New York, 15 h à Berlin |
| Londres et Istanbul | 3 h | 2 h | 5 h | 10 h à Londres, 13 h à Istanbul |
| Londres et Bombay | 5,5 h | 4,5 h | 2,5 h | 9 h 30 à Londres, 15 h à Bombay |
| San Francisco et Londres | 8 h | 8 h | aucune | 8 h à San Francisco, 16 h à Londres |
| New York et Tokyo | 14 h | 13 h | aucune | 19 h à New York, 9 h à Tokyo le lendemain |
| Londres et Sydney | 11 h | 9 h | aucune | 8 h à Londres, 19 h à Sydney |
L'heure d'été : les semaines qui cassent les agendas
Les États-Unis et le Canada avancent leurs horloges le deuxième dimanche de mars et les reculent le premier dimanche de novembre. L'Union européenne et le Royaume-Uni changent d'heure le dernier dimanche de mars et le dernier dimanche d'octobre. Pendant deux à trois semaines en mars et environ une semaine fin octobre, New York n'a que 4 heures de retard sur Londres au lieu de 5 (et 5 sur Paris au lieu de 6), et un appel récurrent à 10 h à New York passe de 15 h à 14 h à Londres.
L'hémisphère sud fonctionne à l'inverse. Sydney, Melbourne et d'autres régions du sud-est de l'Australie appliquent l'heure d'été du premier dimanche d'octobre au premier dimanche d'avril : l'écart entre Londres et Sydney varie donc de 9 à 11 heures au cours de l'année, en passant par 10 heures entre les deux.
Les applications d'agenda ajustent automatiquement les réunions récurrentes, mais uniquement par rapport au fuseau de l'organisateur. Un appel hebdomadaire créé à New York reste à 10 h heure de New York, et tous les autres le voient se décaler. Prévenez les participants à l'avance quand cela arrive, ou rattachez la série à UTC si votre agenda le permet.
Rester équitable quand il n'y a aucun créneau commun
Quand une équipe s'étend sur 10 heures de décalage ou plus, quelqu'un est toujours gêné. Ne laissez pas ce rôle aux mêmes personnes, généralement celles qui sont loin du siège. Quelques règles qui marchent en pratique :
- Faites tourner le créneau : alternez une réunion récurrente entre un créneau matinal pour une région et un créneau tardif pour l'autre, par exemple une semaine sur deux.
- Préférez le petit matin à la soirée : la plupart des gens acceptent plus facilement 8 h que 21 h, surtout avec des enfants à la maison.
- Gardez les réunions inconfortables courtes : 30 minutes à 7 h 30, c'est acceptable, 90 minutes ne l'est pas.
- Enregistrez la réunion et partagez un compte rendu pour que la présence hors des heures de travail reste facultative quand c'est possible.
- Évitez le vendredi après-midi en Europe pour les appels avec l'Asie et l'Australie, où c'est déjà vendredi soir, et le lundi matin en Asie pour les appels avec les Amériques, où c'est encore dimanche.
Écrire les heures dans l'invitation pour éviter tout malentendu
La plupart des erreurs de planification viennent du texte de l'invitation, pas de l'agenda. Écrivez l'heure dans au moins deux fuseaux, citez des villes plutôt que des abréviations et indiquez le jour de la semaine pour que les changements de date sautent aux yeux. Une ligne comme mardi 4 mars, 10 h New York, 16 h Paris, 20 h 30 Bombay ne laisse aucune place au doute.
Les abréviations sont risquées : EST est souvent écrit en été alors que New York est en réalité en EDT, CST peut désigner l'heure du centre des États-Unis ou l'heure de Chine, et IST sert pour l'Inde, l'Irlande et Israël. De même, CET et CEST sont souvent confondus. Si vous avez besoin d'une seule référence, ajoutez l'heure UTC. Le format sur 24 heures évite aussi la confusion entre 12:00 a.m. et 12:00 p.m. pour les participants anglophones : écrivez midi, minuit ou une heure comme 12 h.
Dans le planificateur, cliquez sur l'heure choisie et appuyez sur Copier : vous obtenez une liste prête avec l'heure locale, le jour de la semaine et la date pour chaque ville, à coller directement dans l'invitation ou dans un message.
Problèmes fréquents et solutions
- Quelqu'un est arrivé une heure trop tôt ou trop tard : la réunion a été planifiée pour une date située dans une autre période d'heure d'été. Revérifiez la date exacte dans le planificateur.
- La ville d'un collègue est introuvable : les fuseaux horaires portent le nom d'une grande ville, cherchez donc la grande ville la plus proche ou la capitale, ou tapez le nom du fuseau, comme Europe/Paris ou America/Chicago.
- La réunion tombe le mauvais jour : avec de très grands écarts, un appel en soirée dans les Amériques est déjà le lendemain matin en Asie. Le planificateur marque minuit sur chaque ligne pour rendre le changement de date visible.
- Aucune heure ne convient, même avec les cases jaunes : élargissez les heures de travail dans le planificateur (par exemple de 8 h à 18 h) pour voir le compromis réaliste, ou séparez la réunion en deux réunions régionales.