Die kurze Antwort
Text ist billig: Eine volle Seite getippter Text braucht meist 5 bis 50 KB. Bilder sind teuer: Eine Farbseite, mit 300 DPI gescannt, oder ein Foto direkt vom Handy kann 1 bis 5 MB groß sein. Wenn deine PDF also viele Megabyte hat, such zuerst nach Scans und Fotos.
Zum Verkleinern ziehst du die Datei in den Kompressor unten und lässt die Stufe Mittel eingestellt. Er findet die Bilder in der PDF, verkleinert die, die größer sind als nötig, und speichert sie neu als JPEG. Text, Vektorgrafiken, Links und Formularfelder bleiben unangetastet. Du siehst die Größe vorher und nachher, und wäre das Ergebnis nicht kleiner, bekommst du deine Originaldatei zurück.
Hier ausprobieren: PDF komprimieren
Vollständige Tool-Seite öffnenWas wirklich den Platz belegt
Eine PDF speichert jede Art von Inhalt auf ihre eigene Weise, und die Größenunterschiede sind riesig. Das sind die üblichen Verdächtigen, grob von groß nach klein sortiert.
- Gescannte Seiten: Ein Scan ist ein Foto des Papiers. Eine A4-Seite mit 300 DPI hat etwa 2480 mal 3508 Pixel, das sind rund 26 MB rohe Farbdaten vor der Komprimierung. Selbst komprimiert haben Farbscans oft 0,5 bis 3 MB pro Seite.
- Fotos in voller Größe eingefügt: Ein Handyfoto mit 12 Megapixeln, das in ein Word-Dokument eingefügt wird, behält in der PDF alle seine Pixel, auch wenn es nur als kleines Bild angezeigt wird. Eine Broschüre mit zehn solchen Fotos kommt leicht auf 20 bis 40 MB.
- Bilder ohne verlustbehaftete Komprimierung: Screenshots und Grafiken werden oft verlustfrei gespeichert. Für scharfe Diagramme ist das gut, für Fotos aber schwer.
- Eingebettete Schriften: Eine PDF trägt ihre Schriften mit sich, damit sie überall gleich aussieht. Meist werden nur die verwendeten Zeichen gespeichert (eine Teilmenge von 20 bis 100 KB), aber manche Programme betten komplette Schriften ein, und eine vollständige chinesische, japanische oder koreanische Schrift kann allein mehrere Megabyte groß sein.
- Inkrementelles Speichern: Manche PDF-Editoren und Signatur-Tools hängen Änderungen ans Ende der Datei an, statt sie neu zu schreiben. Jede Bearbeitung, jeder Kommentar und jede Unterschrift legt eine neue Schicht darüber, und alte Versionen geänderter Objekte bleiben in der Datei.
- Extras: Dateianhänge, eingebettetes Audio oder Video und doppelte Kopien desselben Bildes auf vielen Seiten, wenn die Datei unsauber zusammengesetzt wurde.
Typische Größen pro Seite
Mit dieser Tabelle kannst du einschätzen, ob deine Datei im normalen Rahmen liegt. Teil die Dateigröße durch die Seitenzahl und vergleiche. Die genauen Werte hängen vom Inhalt ab, sieh sie also als Bereiche.
| Art der Seite | Typische Größe pro Seite | Nach der Komprimierung |
|---|---|---|
| Getippter Text aus Word oder Google Docs | 5 bis 50 KB | Kaum oder keine Änderung, nichts zu holen |
| Schwarzweiß-Scan, 300 DPI | 30 bis 150 KB | Meist schon klein |
| Graustufen-Scan, 200 DPI | 100 bis 400 KB | Etwa 60 bis 200 KB |
| Farbscan, 300 DPI | 0,5 bis 3 MB | Etwa 150 bis 500 KB |
| Handyfoto eines Dokuments | 2 bis 5 MB | Etwa 200 bis 600 KB |
| Folie oder Broschürenseite mit Fotos | 0,3 bis 3 MB | Oft die Hälfte oder weniger |
So wird die PDF kleiner, ohne den Text zu ruinieren
Das Ziel ist, die Bilder zu verkleinern und den Text in Ruhe zu lassen. Text und Vektorgrafiken sind als Formen gespeichert, nicht als Pixel. Sie bleiben deshalb bei jeder Zoomstufe scharf und brauchen fast keinen Platz. Genau weil billige Kompressoren sie in Bilder umwandeln, kommen dort unscharfe Dateien heraus, in denen man nicht mehr suchen kann.
Der Kompressor auf dieser Seite bietet drei Stufen, die nur Bilder anfassen. Leicht behält Bilder bis etwa 300 DPI, Mittel bis etwa 200 DPI, was für den Bildschirm und den Büroausdruck völlig reicht, und Stark bis etwa 150 DPI für die kleinste Datei mit erhaltenem Text. Masken, CMYK-Bilder und andere besondere Bildtypen bleiben, wie sie sind, damit sich keine Farben verschieben.
Für Dokumente, die von vorne bis hinten aus Scans bestehen, gibt es eine vierte Stufe: Seiten als Bilder. Jede Seite wird gerendert und als ein kompaktes JPEG gespeichert. Das kann große Scans drastisch verkleinern, aber Text, der vorher markierbar war (zum Beispiel in einem Scan mit Texterkennung), lässt sich danach nicht mehr markieren. Nutze diese Stufe nur für Scans.
Wenn du eine feste Grenze hast, etwa 2 MB für eine E-Mail oder 500 KB für ein Bewerbungsportal, wähl Zielgröße und gib die Grenze in KB ein. Das Tool senkt die Bildqualität Schritt für Schritt und behält die erste Version, die passt. Nur wenn das nicht reicht, werden Seiten in Bilder umgewandelt, und die Ergebniszeile sagt dir, wenn das passiert ist.
Große PDFs gleich an der Quelle vermeiden
Die beste Komprimierung ist die, die du gar nicht brauchst. Ein paar Einstellungen beim Erstellen der PDF machen einen großen Unterschied.
- Scanne Dokumente in Graustufen mit 200 DPI, wenn du keine Farbe brauchst. Der Schwarzweiß-Modus mit 300 DPI ist für reine Textseiten noch kleiner.
- Verkleinere Fotos, bevor du sie in Word oder PowerPoint einfügst. In Word für Windows gibt es unter Datei > Speichern unter > PDF die Option Minimale Größe (Onlineveröffentlichung), die die Bildauflösung in der PDF senkt.
- Wenn eine PDF oft bearbeitet, unterschrieben oder kommentiert wurde, speichere sie mit Speichern unter unter einem neuen Namen. Viele Editoren schreiben die Datei dann komplett neu und werfen alte Versionen hinaus.
- Lösch Seiten, die du nicht brauchst, bevor du die Datei verschickst: leere Scannerseiten, doppelte Deckblätter oder Anhänge, nach denen niemand gefragt hat.
- Erst zusammenfügen, dann einmal komprimieren. Wenn du jeden Teil einzeln komprimierst und danach zusammenfügst, ist die Datei oft größer, als wenn du das fertige Dokument komprimierst.
Eingebaute Optionen und ihr Haken
Auf dem Mac kann die App Vorschau eine PDF über Ablage > Exportieren mit dem Quartz-Filter Dateigröße reduzieren verkleinern. Das klappt ohne Installation, ist aber sehr grob: Bilder werden oft unscharf, und die Einstellung lässt sich nicht anpassen. Adobe Acrobat hat einen Befehl zum Reduzieren der Dateigröße, allerdings nur in der kostenpflichtigen Version.
Online-Kompressoren, die deine Datei hochladen, liefern teils gute Ergebnisse, aber das Dokument verlässt dabei dein Gerät. Bei Verträgen, Kontoauszügen, Arztbriefen und Ausweiskopien ist das ein echtes Problem, gerade mit Blick auf den Datenschutz. Das Tool auf dieser Seite erledigt die ganze Arbeit in deinem Browser, die Datei verlässt also nie deinen Computer oder dein Handy.
Wenn die Datei kaum kleiner wird
Meldet der Kompressor, dass die Datei schon gut komprimiert ist, enthält die PDF überwiegend Text, oder ihre Bilder sind schon klein. Dann gibt es nichts Großes mehr zu verkleinern, und weiteres Drücken würde nur die Qualität beschädigen.
Wird eine gescannte PDF mit Stark nicht klein genug, probier Seiten als Bilder. Liegt sie dann immer noch über deiner Grenze, entferne nicht benötigte Seiten mit PDF-Seiten bearbeiten oder teil das Dokument in mehrere Teile, wenn der Empfänger mehrere Dateien annimmt. Passwortgeschützte PDFs lassen sich erst komprimieren, wenn du das Passwort in deinem PDF-Reader entfernt hast.