Como converter Excel em PDF e ajustar à página

A resposta curta

Abra o arquivo .xlsx ou .csv no conversor abaixo, ou cole células copiadas do Excel. Se a pasta de trabalho tiver várias planilhas, escolha uma na lista Planilha. Deixe A primeira linha é o cabeçalho ligado para os nomes das colunas se repetirem em cada página, mantenha Ajustar à largura da página ligado e deixe a Orientação em Automática: tabelas largas passam sozinhas para paisagem. Passe pela prévia página por página e clique em Baixar.

Textos longos quebram dentro da célula em vez de sair da página, e as colunas numéricas ficam alinhadas à direita. Se mesmo assim nem todas as colunas couberem, a fonte diminui aos poucos; a linha de status mostra o tamanho usado.

Por que planilhas imprimem mal

Uma planilha na tela não tem páginas. Ela pode ser tão larga quanto você quiser, e os nomes das colunas continuam visíveis porque a linha de cima está congelada. No papel é diferente: uma página A4 em retrato comporta mais ou menos de oito a doze colunas comuns. Tudo o que fica à direita vai para páginas extras, então uma única tabela vira uma pilha de folhas que só fazem sentido lado a lado, e a partir da segunda ninguém sabe qual coluna é qual.

Três configurações resolvem quase todos os casos: orientação paisagem, ajuste à largura da página e uma linha de cabeçalho que se repete em cada página. Quebrar o texto longo dentro das células também ajuda, porque muitas vezes uma única coluna de descrição longa é o verdadeiro motivo de a tabela ficar larga demais.

Como fazer no Excel

• Orientação: Layout da Página > Orientação > Paisagem.
• Fazer caber todas as colunas: Layout da Página > Largura > 1 página (deixe a Altura em Automático). Na tela de impressão a mesma opção se chama Ajustar Todas as Colunas em Uma Página.
• Repetir a linha de cabeçalho: Layout da Página > Imprimir Títulos, e em Linhas a repetir na parte superior escreva $1:$1.
• Imprimir só uma parte da planilha: selecione o intervalo e use Layout da Página > Área de Impressão > Definir Área de Impressão.
• Linhas de grade: Layout da Página > Opções de Planilha > Linhas de Grade > Imprimir.
• Salvar o PDF: Arquivo > Salvar como (ou Exportar) > PDF, e em Opções escolha se salva a planilha ativa ou a pasta de trabalho inteira.
• Planilhas Google: Arquivo > Fazer download > PDF abre as mesmas opções: ajustar à largura, paisagem e repetir linhas congeladas.

Como fazer no navegador

O conversor desta página faz o mesmo trabalho automaticamente e não precisa do Excel. Ele mede cada coluna, ajusta ao conteúdo, quebra os valores longos e repete a linha de cabeçalho em todas as páginas. Também funciona com arquivos CSV de lojas virtuais, bancos e bancos de dados, que abrem mal no Excel quando o separador ou os caracteres não são reconhecidos: vírgula, ponto e vírgula e tabulação são detectados, e os acentos ficam corretos.

Códigos com zeros à esquerda, como códigos de barras e CEPs, são impressos exatamente como estão no arquivo. As datas aparecem como ano, mês e dia. Você pode adicionar um título na primeira página, números de página, linhas de grade e linhas alternadas, e escolher papel A4, Carta ou A3.

O que não vem do Excel

O conversor imprime os valores, não a aparência da planilha. Cores de célula, fontes, bordas que você desenhou, células mescladas, formatação condicional, gráficos e imagens não são copiados, e as fórmulas aparecem com o último valor calculado. Formatos de número, como símbolo de moeda e separador de milhar, não são aplicados, então 1499.9 sai como está guardado. Se a formatação exata do Excel importa, use o próprio Salvar como PDF do Excel com as configurações acima.

Arquivos .xls antigos precisam ser salvos antes como .xlsx, e é convertida uma planilha por vez; converta cada planilha e junte os PDFs depois se precisar de tudo em um só arquivo.

Tabelas longas e várias planilhas

Uma lista com milhares de linhas não é problema: o conversor distribui as linhas entre as páginas, nunca corta uma linha ao meio entre duas páginas e escreve de novo a linha de cabeçalho no topo de cada página. O número de linhas, de colunas e de páginas geradas aparece na linha de status, e você pode avançar e voltar por todas as páginas na prévia.

Para ter cada planilha de uma pasta de trabalho como um PDF próprio, escolha uma depois da outra na lista Planilha e baixe cada uma. Se precisar de todas em um único documento, solte os arquivos no Juntar PDF e combine na ordem que quiser. Para exportações que você faz sempre, como pedidos, estoque ou listas de preços, salve nos favoritos o link de Compartilhar com estas configurações e não precisará escolher as mesmas opções de novo.

Dicas para uma tabela em PDF legível

• Apague as colunas que ninguém usa antes de converter; menos colunas significa letra maior.
• Escolha A3 para tabelas muito largas que serão impressas em uma impressora grande.
• Use linhas alternadas em listas longas para o olho acompanhar uma linha de ponta a ponta.
• Adicione um título que diga o que é a tabela e quando ela foi exportada.
• Deixe os números de página ligados em tudo que passar de duas páginas, para conseguir pôr as folhas impressas em ordem de novo.