Excel in PDF umwandeln und an die Seite anpassen

Die kurze Antwort

Öffne die .xlsx- oder .csv-Datei im Konverter unten oder füge aus Excel kopierte Zellen ein. Hat die Arbeitsmappe mehrere Blätter, wähle eines in der Liste Tabellenblatt. Lass Erste Zeile ist Kopfzeile eingeschaltet, damit sich die Spaltennamen auf jeder Seite wiederholen, behalte An Seitenbreite anpassen bei und lass die Ausrichtung auf Automatisch: Breite Tabellen wechseln dann von selbst ins Querformat. Blättere Seite für Seite durch die Vorschau und klick auf Herunterladen.

Langer Text wird innerhalb seiner Zelle umbrochen, statt über den Seitenrand zu laufen, und Zahlenspalten stehen rechtsbündig. Passen trotzdem nicht alle Spalten, wird die Schrift schrittweise kleiner; die Statuszeile zeigt dir die verwendete Größe.

Warum Tabellen schlecht gedruckt werden

Ein Tabellenblatt auf dem Bildschirm hat keine Seiten. Es kann beliebig breit sein, und die Spaltennamen bleiben sichtbar, weil die oberste Zeile fixiert ist. Papier ist anders: Auf eine A4-Seite im Hochformat passen ungefähr acht bis zwölf normale Spalten. Alles, was rechts davon liegt, wandert auf zusätzliche Seiten. So wird aus einer Tabelle ein Stapel Blätter, der nur nebeneinandergelegt Sinn ergibt, und ab der zweiten Seite weiß niemand mehr, welche Spalte welche ist.

Drei Einstellungen lösen fast jeden Fall: Querformat, Skalierung auf die Seitenbreite und eine Kopfzeile, die sich auf jeder Seite wiederholt. Auch das Umbrechen langer Texte in den Zellen hilft, denn oft ist eine einzige lange Beschreibungsspalte der eigentliche Grund, warum eine Tabelle zu breit ist.

So geht es in Excel

• Ausrichtung: Seitenlayout > Ausrichtung > Querformat.
• Alle Spalten auf eine Seite: Seitenlayout > Breite > 1 Seite (Höhe auf Automatisch lassen). Im Druckdialog heißt dieselbe Einstellung Alle Spalten auf einer Seite darstellen.
• Kopfzeile wiederholen: Seitenlayout > Drucktitel, dann unter Wiederholungszeilen oben $1:$1 eintragen.
• Nur einen Teil des Blatts drucken: Bereich markieren und Seitenlayout > Druckbereich > Druckbereich festlegen wählen.
• Gitternetzlinien: Seitenlayout > Blattoptionen > Gitternetzlinien > Drucken.
• PDF speichern: Datei > Speichern unter (oder Exportieren) > PDF, und unter Optionen wählen, ob das aktive Blatt oder die ganze Arbeitsmappe gespeichert wird.
• Google Tabellen: Datei > Herunterladen > PDF öffnet dieselben Einstellungen: an Breite anpassen, Querformat und fixierte Zeilen wiederholen.

So geht es im Browser

Der Konverter auf dieser Seite erledigt dieselbe Arbeit automatisch und braucht kein Excel. Er misst jede Spalte, passt sie an ihren Inhalt an, bricht lange Werte um und wiederholt die Kopfzeile auf jeder Seite. Er funktioniert auch mit CSV-Dateien aus Onlineshops, Banken und Datenbanken, die sich in Excel oft schlecht öffnen, wenn Trennzeichen oder Sonderzeichen nicht erkannt werden: Komma, Semikolon und Tabulator werden erkannt, und Umlaute bleiben korrekt.

Codes mit führenden Nullen, etwa Barcodes und Postleitzahlen, werden genau so gedruckt, wie sie in der Datei stehen. Datumsangaben erscheinen als Jahr, Monat und Tag. Du kannst einen Titel für die erste Seite, Seitenzahlen, Gitternetzlinien und gestreifte Zeilen hinzufügen und A4, Letter oder A3 wählen.

Was aus Excel nicht übernommen wird

Der Konverter druckt die Werte, nicht das Aussehen des Blatts. Zellfarben, Schriftarten, selbst gezeichnete Rahmen, verbundene Zellen, bedingte Formatierung, Diagramme und Bilder werden nicht übernommen, und Formeln erscheinen mit ihrem zuletzt berechneten Wert. Zahlenformate wie Währungszeichen und Tausendertrennzeichen werden nicht angewendet, 1499.9 wird also so gedruckt, wie es gespeichert ist. Kommt es auf die exakte Excel-Formatierung an, nutze das Speichern als PDF in Excel mit den Einstellungen oben.

Alte .xls-Dateien musst du zuerst als .xlsx speichern, und es wird immer ein Blatt nach dem anderen umgewandelt. Brauchst du alle Blätter in einer Datei, wandle jedes einzeln um und füge die PDFs danach zusammen.

Lange Tabellen und mehrere Blätter

Eine Liste mit Tausenden Zeilen ist kein Problem: Der Konverter verteilt die Zeilen auf die Seiten, trennt nie eine Zeile zwischen zwei Seiten und schreibt die Kopfzeile oben auf jeder Seite neu. Die Zahl der Zeilen, Spalten und entstandenen Seiten steht in der Statuszeile, und in der Vorschau kannst du durch jede Seite vor- und zurückblättern.

Willst du jedes Blatt einer Arbeitsmappe als eigene PDF, wähle die Blätter nacheinander in der Liste Tabellenblatt aus und lade jedes herunter. Brauchst du alle in einem Dokument, zieh die Dateien in PDF zusammenfügen und kombiniere sie in der gewünschten Reihenfolge. Für Exporte, die du regelmäßig machst, etwa Bestellungen, Lagerbestand oder Preislisten, setz ein Lesezeichen auf den Link Mit diesen Einstellungen teilen, dann musst du die Optionen nicht jedes Mal neu wählen.

Tipps für eine gut lesbare PDF-Tabelle

• Lösche vor dem Umwandeln Spalten, die niemand braucht; weniger Spalten bedeuten größere Schrift.
• Wähle A3 für sehr breite Tabellen, die auf einem großen Drucker ausgedruckt werden.
• Nutze bei langen Listen gestreifte Zeilen, damit das Auge einer Zeile über die ganze Breite folgen kann.
• Füge einen Titel hinzu, der sagt, was die Tabelle zeigt und wann sie exportiert wurde.
• Lass bei allem, was länger als zwei Seiten ist, die Seitenzahlen eingeschaltet, damit ausgedruckte Blätter wieder in die richtige Reihenfolge kommen.
• Speichere Preise und Mengen in Excel als Zahlen und nicht als Text; der Konverter richtet Zahlenspalten dann rechtsbündig aus, und die Tabelle liest sich leichter.