Comment convertir Excel en PDF et l'ajuster à la page

La réponse courte

Ouvrez le fichier .xlsx ou .csv dans le convertisseur ci-dessous, ou collez des cellules copiées depuis Excel. Si le classeur contient plusieurs feuilles, choisissez-en une dans la liste Feuille. Laissez La première ligne est l'en-tête activé pour que les noms de colonnes se répètent sur chaque page, gardez Ajuster à la largeur de page activé et laissez l'Orientation sur Automatique : les tableaux larges passent d'eux-mêmes en paysage. Parcourez l'aperçu page par page et cliquez sur Télécharger.

Le texte long passe à la ligne dans sa cellule au lieu de sortir de la page, et les colonnes de nombres sont alignées à droite. Si toutes les colonnes ne tiennent toujours pas, le texte rétrécit progressivement ; la ligne d'état indique la taille utilisée.

Pourquoi les tableurs s'impriment mal

Une feuille à l'écran n'a pas de pages. Elle peut être aussi large que vous voulez, et les noms de colonnes restent visibles parce que la ligne du haut est figée. Le papier, c'est autre chose : une page A4 en portrait accueille environ huit à douze colonnes ordinaires. Tout ce qui dépasse à droite part sur des pages supplémentaires : un seul tableau devient une pile de feuilles qui n'ont de sens que posées côte à côte, et dès la deuxième page plus personne ne sait quelle colonne est laquelle.

Trois réglages règlent presque tous les cas : l'orientation paysage, la mise à l'échelle sur la largeur de la page et une ligne d'en-tête répétée sur chaque page. Renvoyer le texte long à la ligne dans les cellules aide aussi, car une seule longue colonne de description est souvent la vraie raison pour laquelle un tableau est trop large.

Le faire dans Excel

• Orientation : Mise en page > Orientation > Paysage.
• Faire tenir toutes les colonnes : Mise en page > Largeur > 1 page (laissez Hauteur sur Automatique). Dans la fenêtre d'impression, le même réglage s'appelle Ajuster toutes les colonnes à une page.
• Répéter la ligne d'en-tête : Mise en page > Imprimer les titres, puis saisissez $1:$1 dans Lignes à répéter en haut.
• N'imprimer qu'une partie de la feuille : sélectionnez la plage et utilisez Mise en page > Zone d'impression > Définir.
• Quadrillage : Mise en page > Options de la feuille de calcul > Quadrillage > Imprimer.
• Enregistrer le PDF : Fichier > Enregistrer sous (ou Exporter) > PDF, et dans Options choisissez la feuille active ou le classeur entier.
• Google Sheets : Fichier > Télécharger > PDF ouvre les mêmes réglages : ajuster à la largeur, paysage et répéter les lignes figées.

Le faire dans le navigateur

Le convertisseur de cette page fait le même travail automatiquement, sans Excel. Il mesure chaque colonne, l'adapte à son contenu, renvoie à la ligne les valeurs longues et répète la ligne d'en-tête sur chaque page. Il fonctionne aussi avec les fichiers CSV des boutiques en ligne, des banques et des bases de données, qui s'ouvrent mal dans Excel quand le séparateur ou les caractères ne sont pas reconnus : virgule, point-virgule et tabulation sont détectés, et les accents restent corrects.

Les codes commençant par des zéros, comme les codes-barres et les codes postaux, sont imprimés exactement comme dans le fichier. Les dates s'affichent en année, mois et jour. Vous pouvez ajouter un titre sur la première page, des numéros de page, le quadrillage et des lignes alternées, et choisir le papier A4, Letter ou A3.

Ce qui n'est pas repris d'Excel

Le convertisseur imprime les valeurs, pas l'apparence de la feuille. Les couleurs de cellule, les polices, les bordures que vous avez tracées, les cellules fusionnées, la mise en forme conditionnelle, les graphiques et les images ne sont pas copiés, et les formules apparaissent avec leur dernière valeur calculée. Les formats de nombre, comme le symbole monétaire et le séparateur de milliers, ne sont pas appliqués : 1499.9 est imprimé tel qu'il est enregistré. Si la mise en forme exacte d'Excel compte, utilisez l'enregistrement en PDF d'Excel avec les réglages ci-dessus.

Les anciens fichiers .xls doivent d'abord être enregistrés en .xlsx, et une seule feuille est convertie à la fois ; convertissez chaque feuille puis fusionnez les PDF si vous les voulez dans un seul fichier.

Longs tableaux et plusieurs feuilles

Une liste de milliers de lignes ne pose aucun problème : le convertisseur répartit les lignes sur les pages, ne coupe jamais une ligne entre deux pages et réécrit la ligne d'en-tête en haut de chaque page. Le nombre de lignes, de colonnes et de pages obtenues apparaît dans la ligne d'état, et vous pouvez avancer et reculer dans chaque page de l'aperçu.

Pour obtenir chaque feuille d'un classeur dans son propre PDF, choisissez-les l'une après l'autre dans la liste Feuille et téléchargez chacune. Si vous les voulez toutes dans un seul document, déposez les fichiers dans Fusionner des PDF et assemblez-les dans l'ordre voulu. Pour les exports que vous faites souvent, comme des commandes, un inventaire ou des listes de prix, ajoutez à vos favoris le lien Partager avec ces réglages : vous n'aurez plus à choisir les mêmes options.

Conseils pour un tableau PDF lisible

• Supprimez avant la conversion les colonnes dont personne n'a besoin ; moins de colonnes, c'est un texte plus grand.
• Choisissez l'A3 pour les tableaux très larges destinés à une grande imprimante.
• Utilisez les lignes alternées pour les longues listes, afin que l'œil suive une ligne d'un bout à l'autre.
• Ajoutez un titre qui dit ce qu'est le tableau et quand il a été exporté.
• Gardez les numéros de page dès que le document dépasse deux pages, pour pouvoir remettre les feuilles imprimées dans l'ordre.