La respuesta corta
Abre el archivo .xlsx o .csv en el convertidor de abajo, o pega celdas copiadas de Excel. Si el libro tiene varias hojas, elige una en la lista Hoja. Deja activado La primera fila es el encabezado para que los nombres de columna se repitan en cada página, mantén activado Ajustar al ancho de página y deja la Orientación en Automática: las tablas anchas pasan solas a horizontal. Recorre la vista previa página por página y pulsa Descargar.
El texto largo se reparte en varias líneas dentro de su celda en lugar de salirse de la página, y las columnas numéricas se alinean a la derecha. Si aun así no caben todas las columnas, la letra se reduce poco a poco; la línea de estado te indica el tamaño que se usó.
Pruébalo aquí: Excel a PDF
Abrir la herramienta completaPor qué las hojas de cálculo se imprimen mal
Una hoja en pantalla no tiene páginas. Puede ser tan ancha como quieras y los nombres de columna siguen visibles porque la fila superior está inmovilizada. El papel es distinto: en una página A4 o Carta en vertical caben entre ocho y doce columnas normales. Todo lo que queda a la derecha pasa a páginas extra, así que una sola tabla se convierte en un montón de hojas que solo tienen sentido puestas una al lado de otra, y a partir de la segunda nadie sabe qué columna es cuál.
Tres ajustes resuelven casi todos los casos: orientación horizontal, ajuste de escala al ancho de la página y una fila de encabezado que se repite en cada página. Repartir el texto largo dentro de las celdas también ayuda, porque muchas veces una sola columna de descripción larga es la verdadera razón de que una tabla sea demasiado ancha.
Cómo hacerlo en Excel
- Orientación: Diseño de página > Orientación > Horizontal.
- Que quepan todas las columnas: Diseño de página > Ancho > 1 página (deja Alto en Automático). En el cuadro de impresión el mismo ajuste se llama Ajustar todas las columnas en una página.
- Repetir la fila de encabezado: Diseño de página > Imprimir títulos, y en Repetir filas en extremo superior escribe $1:$1.
- Imprimir solo una parte de la hoja: selecciona el rango y usa Diseño de página > Área de impresión > Establecer área de impresión.
- Líneas de cuadrícula: Diseño de página > Opciones de la hoja > Líneas de la cuadrícula > Imprimir.
- Guardar el PDF: Archivo > Guardar como (o Exportar) > PDF, y en Opciones elige si guardas la hoja activa o todo el libro.
- Hojas de cálculo de Google: Archivo > Descargar > PDF abre los mismos ajustes: ajustar al ancho, horizontal y repetir filas inmovilizadas.
Cómo hacerlo en el navegador
El convertidor de esta página hace lo mismo de forma automática y no necesita Excel. Mide cada columna, la ajusta a su contenido, reparte los valores largos en varias líneas y repite la fila de encabezado en cada página. También funciona con archivos CSV de tiendas online, bancos y bases de datos, que se abren mal en Excel cuando no reconoce el separador o los caracteres: detecta coma, punto y coma y tabulación, y las tildes y la ñ quedan correctas.
Los códigos con ceros a la izquierda, como códigos de barras y códigos postales, se imprimen tal como aparecen en el archivo. Las fechas se muestran como año, mes y día. Puedes añadir un título en la primera página, números de página, cuadrícula y filas alternas, y elegir papel A4, Carta o A3.
Qué no se copia de Excel
El convertidor imprime los valores, no el aspecto de la hoja. No se copian los colores de celda, las fuentes, los bordes que dibujaste, las celdas combinadas, el formato condicional, los gráficos ni las imágenes, y las fórmulas aparecen con su último valor calculado. Los formatos de número, como el símbolo de moneda y el separador de miles, no se aplican, así que 1499.9 se imprime tal como está guardado. Si el formato exacto de Excel importa, usa el propio Guardar como PDF de Excel con los ajustes de arriba.
Los archivos .xls antiguos hay que guardarlos primero como .xlsx, y se convierte una hoja cada vez; convierte cada hoja y une los PDF después si los necesitas en un solo archivo.
Tablas largas y varias hojas
Una lista con miles de filas no es problema: el convertidor reparte las filas entre las páginas, nunca corta una fila por la mitad entre dos páginas y vuelve a escribir la fila de encabezado arriba de cada página. El número de filas, columnas y páginas resultantes aparece en la línea de estado, y puedes avanzar y retroceder por cada página en la vista previa.
Para obtener cada hoja de un libro como un PDF propio, elígelas una tras otra en la lista Hoja y descarga cada una. Si las necesitas todas en un solo documento, suelta los archivos en Unir PDF y combínalos en el orden que quieras. Para exportaciones que haces a menudo, como pedidos, inventario o listas de precios, guarda en favoritos el enlace de Compartir con estos ajustes y no tendrás que volver a elegir las mismas opciones.
Consejos para una tabla PDF legible
- Quita las columnas que nadie necesita antes de convertir; menos columnas significa letra más grande.
- Elige A3 para tablas muy anchas que se van a imprimir en una impresora grande.
- Usa filas alternas en listas largas para que la vista siga una fila de lado a lado.
- Añade un título que diga qué es la tabla y cuándo se exportó.
- Deja activados los números de página en todo lo que pase de dos páginas, para poder ordenar de nuevo las hojas impresas.