Por que comparar PDFs é importante
O PDF é o formato em que circulam contratos, propostas comerciais, tabelas de preços, termos e condições e relatórios. Quando um documento volta em uma nova versão, quase sempre vem com um recado do tipo "só corrigimos alguns erros de digitação". Às vezes é verdade. Outras vezes o prazo de pagamento passou de 30 para 60 dias, o limite de responsabilidade mudou ou uma frase que protegia você desapareceu.
Ler dois documentos longos lado a lado e achar essas edições no olho é lento e pouco confiável, principalmente quando o layout mudou e cada página quebra em um lugar diferente. Uma ferramenta de comparação faz a parte chata: ela alinha os dois textos e mostra exatamente quais palavras são diferentes, e você só precisa ler as alterações.
Experimente aqui: Comparar PDF
Abrir a página completa da ferramentaO jeito rápido: comparar no navegador
Solte a versão mais antiga em PDF original e a mais nova em PDF novo. O texto dos dois arquivos é lido página por página e comparado palavra por palavra ao longo do documento inteiro. As palavras removidas aparecem em vermelho e riscadas, as adicionadas aparecem em verde. O resumo no topo diz quantos trechos foram adicionados, removidos e alterados e quantas palavras isso dá no total.
Use Próxima alteração e Anterior para passar pelas edições uma a uma, ou abra Todas as alterações para ver uma lista em que cada item mostra o tipo de alteração, a página no original e a página no arquivo novo. Clique em um item para ir direto até ele. Baixar relatório salva o resumo e a lista completa em um arquivo HTML que abre em qualquer navegador e pode ser impresso ou salvo como PDF para os seus registros.
Os dois arquivos ficam no seu dispositivo. Nada é enviado, o que faz diferença para contratos, holerites e qualquer outro documento confidencial.
Lado a lado, em texto corrido ou na página
A opção Visualização muda a forma como as diferenças aparecem. Cada visualização serve para um tipo de conferência.
| Visualização | O que você vê | Melhor para |
|---|---|---|
| Lado a lado | Original à esquerda, nova versão à direita, alinhados linha por linha; as partes sem mudança ficam recolhidas | Contratos e relatórios longos, para revisar cada edição no contexto |
| Em texto corrido | Um único texto com as exclusões em vermelho e as inclusões em verde | Documentos curtos e leitura rápida de uma lista de edições |
| Na página | As duas páginas desenhadas como imagens, com as palavras alteradas pintadas onde estão | Tabelas, formulários, tabelas de preços e layouts em que a posição importa |
Ignorar espaços, maiúsculas e pontuação
PDFs gerados por programas diferentes costumam ter diferenças que não importam: espaços a mais, uma letra maiúscula no começo de um item de lista, um ponto e vírgula no lugar de um ponto final. Três opções escondem esse ruído.
Ignorar espaços vem ligado por padrão. Assim, uma palavra que só foi para outra linha, ou um texto com espaçamento diferente, não conta como alteração. Ignorar maiúsculas trata Aviso e aviso como a mesma palavra. Ignorar pontuação deixa de lado vírgulas, pontos, parênteses e sinais parecidos, e só palavras e números são comparados.
- Em contratos e textos jurídicos, deixe maiúsculas e pontuação valendo. Uma vírgula a menos ou uma letra maiúscula pode mudar o sentido.
- Em rascunhos e relatórios que foram reformatados, ligue Ignorar maiúsculas e Ignorar pontuação para ver só as mudanças reais de palavras.
- As configurações ficam guardadas no endereço da página, então Compartilhar com estas configurações entrega a mesma visualização para um colega.
Comparar PDFs no Acrobat e no Word
O Adobe Acrobat Pro tem uma ferramenta para comparar arquivos: abra o Acrobat, procure em Todas as ferramentas a opção Comparar arquivos, escolha o arquivo antigo e o novo e clique em Comparar. Ele cria um relatório com as mudanças de texto e de imagens. O recurso faz parte da versão paga; o Acrobat Reader gratuito não compara arquivos.
O Microsoft Word também consegue fazer isso em duas etapas. Abra cada PDF no Word (Arquivo > Abrir), o que converte o PDF em um documento editável, salve os dois como arquivos do Word e depois use Revisão > Comparar > Comparar para comparar os dois documentos. Funciona bem com PDFs que são quase só texto, mas a conversão pode bagunçar o layout de tabelas e colunas, e diferenças criadas pela própria conversão podem aparecer como alterações.
Uma ferramenta no navegador não precisa de instalação nem de assinatura e funciona em qualquer computador, inclusive em um notebook da empresa em que você não pode instalar programas.
PDFs escaneados e outros limites
A comparação trabalha com o texto que está dentro do PDF. Um documento escaneado é um conjunto de imagens das páginas e não tem texto, então não há o que comparar. Nesse caso a ferramenta avisa e indica o OCR em PDF, que reconhece o texto e deixa o arquivo pesquisável. Passe os dois arquivos escaneados pelo OCR e compare os resultados; confira as alterações encontradas com as imagens das páginas, porque o OCR pode ler uma letra ou outra errado.
A comparação de texto não enxerga formatação. Uma palavra que só ficou em negrito, uma fonte diferente, um logo novo ou uma imagem trocada não são apontados, a não ser que as palavras também tenham mudado. Palavras separadas com hífen no fim da linha são unidas de novo, então uma quebra de linha diferente não aparece como alteração. Documentos muito grandes e quase totalmente diferentes podem ser demais para comparar de uma vez; nesse caso compare em partes.
Checklist para alterações em contratos
- Compare sempre com a versão que você aprovou, não com o resumo ou as marcas de revisão enviadas pela outra parte.
- Olhe primeiro os números: valores, percentuais, datas, prazos de aviso prévio e vencimentos.
- Confira palavras pequenas que invertem o sentido: não, pode, deve, deverá, somente, e, ou.
- Confira nomes, endereços, CNPJ e dados da empresa, que são fáceis de trocar sem ninguém perceber.
- Guarde o relatório baixado junto com os dois PDFs, para poder mostrar depois o que você conferiu.