Cómo comparar dos archivos PDF y encontrar las diferencias

Por qué conviene comparar los PDF

El PDF es el formato en el que circulan contratos, presupuestos, listas de precios, términos y condiciones e informes. Cuando un documento vuelve en una versión nueva, casi siempre llega con una nota breve del tipo "solo corregimos un par de errores de tipeo". A veces es cierto. Otras veces un plazo de pago pasó de 30 a 60 días, cambió un límite de responsabilidad o desapareció una frase que te protegía.

Leer dos documentos largos uno al lado del otro y detectar esos cambios a ojo es lento y poco fiable, sobre todo cuando cambió el diseño y cada página termina en otro lugar. Una herramienta de comparación hace la parte aburrida: alinea los dos textos y muestra exactamente qué palabras son distintas, así que solo tienes que leer los cambios.

La forma rápida: comparar en el navegador

Suelta la versión anterior en PDF original y la más nueva en PDF nuevo. El texto de ambos archivos se lee página por página y se compara palabra por palabra en todo el documento. Las palabras eliminadas aparecen en rojo y tachadas, y las agregadas en verde. El resumen de arriba indica cuántos fragmentos se agregaron, se eliminaron y cambiaron, y cuántas palabras suman en total.

Usa Siguiente cambio y Anterior para recorrer los cambios uno por uno, o abre Todos los cambios para ver una lista en la que cada entrada muestra el tipo de cambio, la página en el original y la página en el archivo nuevo. Haz clic en una entrada para ir directo a ella. Descargar informe guarda el resumen y la lista completa como un archivo HTML que se abre en cualquier navegador y que puedes imprimir o guardar como PDF para tu archivo.

Los dos archivos se quedan en tu dispositivo. No se sube nada, algo importante cuando se trata de contratos, recibos de sueldo o cualquier otro documento confidencial.

En paralelo, en línea o sobre la página

El ajuste Vista cambia la forma en que se muestran las diferencias. Cada vista sirve para un tipo de revisión distinto.

Ignorar espacios, mayúsculas y puntuación

Los PDF creados con programas distintos suelen diferir en detalles que no importan: espacios de más, una mayúscula al comienzo de un punto de una lista, un punto y coma en lugar de un punto. Tres opciones te permiten ocultar ese ruido.

Ignorar espacios viene activado por defecto. Significa que una palabra que solo pasó a otra línea, o un texto con otro espaciado, no cuenta como cambio. Ignorar mayúsculas trata Aviso y aviso como la misma palabra. Ignorar puntuación omite comas, puntos, paréntesis y signos parecidos, así que solo se comparan palabras y números.

• En contratos y textos legales, deja las mayúsculas y la puntuación activas. Una coma que falta o una mayúscula pueden cambiar el sentido.
• En borradores e informes a los que se les cambió el formato, activa Ignorar mayúsculas e Ignorar puntuación para ver solo los cambios reales de palabras.
• Los ajustes se guardan en la dirección de la página, así que con Compartir con estos ajustes un colega ve lo mismo que tú.

Comparar PDF en Acrobat y Word

Adobe Acrobat Pro incluye una herramienta para comparar archivos: abre Acrobat, busca la herramienta Comparar archivos en la lista de herramientas, elige el archivo anterior y el nuevo y confirma la comparación. Crea un informe con los cambios de texto e imagen. La función forma parte de la versión de pago; el Acrobat Reader gratuito no puede comparar archivos.

Microsoft Word también puede hacerlo en dos pasos. Abre cada PDF en Word (Archivo > Abrir), que lo convierte en un documento editable, guarda ambos como archivos de Word y después usa la función Comparar de la pestaña Revisar para comparar los dos documentos. Funciona bien con PDF con mucho texto, pero la conversión puede desacomodar tablas y columnas, y las diferencias que vienen de la propia conversión pueden aparecer como cambios.

Una herramienta en el navegador no necesita instalación ni suscripción, y funciona en cualquier computadora, incluida una laptop del trabajo en la que no puedes instalar programas.

PDF escaneados y otros límites

La comparación trabaja con el texto que hay dentro del PDF. Un documento escaneado es un conjunto de fotos de páginas y no contiene texto, así que no hay nada que comparar. En ese caso la herramienta te lo avisa y te lleva a OCR para PDF, que reconoce el texto y hace que el archivo sea buscable. Pasa los dos escaneos por OCR y compara los resultados; revisa los cambios que encuentre contra las imágenes de las páginas, porque el OCR puede leer mal alguna letra suelta.

La comparación de texto no ve el formato. Una palabra que solo pasó a negrita, otra fuente, un logo nuevo o una imagen reemplazada no se muestran, salvo que también hayan cambiado las palabras. Las palabras cortadas con guion al final de una línea se vuelven a unir, así que un salto de línea distinto no aparece como cambio. Los documentos muy grandes que son casi por completo distintos pueden ser demasiado para compararlos de una vez; compáralos por partes.

Lista de control para cambios en contratos

• Compara siempre contra la versión que acordaste, no contra el resumen de la otra parte ni contra su control de cambios.
• Mira primero los números: importes, porcentajes, fechas, plazos de preaviso y vencimientos.
• Revisa las palabras pequeñas que invierten el sentido: no, puede, debe, deberá, solo, y, o.
• Revisa nombres, direcciones y datos de la empresa, que son fáciles de cambiar sin que nadie lo note.
• Guarda el informe descargado junto con los dos PDF, para poder demostrar más adelante qué revisaste.