Warum sich ein PDF-Vergleich lohnt
PDF ist das Format, in dem Verträge, Angebote, Preislisten, AGB und Berichte verschickt werden. Kommt ein Dokument als neue Version zurück, steht meist eine kurze Notiz dabei wie "wir haben nur ein paar Tippfehler korrigiert". Manchmal stimmt das. Manchmal ist aber ein Zahlungsziel von 30 auf 60 Tage gewandert, eine Haftungsgrenze hat sich geändert oder ein Satz, der dich geschützt hat, ist verschwunden.
Zwei lange Dokumente nebeneinander zu lesen und solche Änderungen mit bloßem Auge zu entdecken ist langsam und unzuverlässig, vor allem wenn sich das Layout geändert hat und jede Seite an einer anderen Stelle umbricht. Ein Vergleichstool übernimmt den mühsamen Teil: Es legt beide Texte übereinander und zeigt genau, welche Wörter sich unterscheiden. Du musst dann nur noch die Änderungen lesen.
Hier ausprobieren: PDF vergleichen
Vollständige Tool-Seite öffnenDer schnelle Weg: im Browser vergleichen
Leg die ältere Version auf Original-PDF und die neuere auf Neue PDF. Der Text beider Dateien wird Seite für Seite gelesen und Wort für Wort über das ganze Dokument verglichen. Entfernte Wörter erscheinen rot und durchgestrichen, hinzugefügte Wörter grün. Die Übersicht oben zeigt, wie viele Stellen hinzugefügt, entfernt und geändert wurden und wie viele Wörter das insgesamt sind.
Mit Nächste Änderung und Vorherige gehst du die Änderungen nacheinander durch. Oder du öffnest Alle Änderungen und siehst eine Liste, in der jeder Eintrag die Art der Änderung, die Seite im Original und die Seite in der neuen Datei nennt. Ein Klick auf einen Eintrag springt direkt dorthin. Bericht herunterladen speichert die Übersicht und die vollständige Liste als HTML-Datei, die sich in jedem Browser öffnen und für deine Unterlagen drucken oder als PDF speichern lässt.
Beide Dateien bleiben auf deinem Gerät. Nichts wird hochgeladen, und das ist wichtig bei Verträgen, Gehaltsunterlagen und allem anderen, was vertraulich ist.
Nebeneinander, im Fließtext oder auf der Seite
Die Einstellung Ansicht legt fest, wie die Unterschiede angezeigt werden. Jede Ansicht eignet sich für eine andere Art von Prüfung.
| Ansicht | Was du siehst | Am besten für |
|---|---|---|
| Nebeneinander | Original links, neue Version rechts, Zeile für Zeile ausgerichtet; unveränderte Teile sind eingeklappt | Lange Verträge und Berichte, jede Änderung im Zusammenhang prüfen |
| Im Fließtext | Ein durchgehender Text mit Löschungen in Rot und Ergänzungen in Grün | Kurze Dokumente und schnelles Lesen einer Liste von Änderungen |
| Auf der Seite | Beide Seiten als Bild, die geänderten Wörter genau an ihrer Stelle eingefärbt | Tabellen, Formulare, Preislisten und Layouts, bei denen die Position zählt |
Leerzeichen, Groß- und Kleinschreibung und Satzzeichen ignorieren
PDFs aus verschiedenen Programmen unterscheiden sich oft auf eine Art, die keine Rolle spielt: zusätzliche Leerzeichen, ein Großbuchstabe am Anfang eines Listenpunkts, ein Semikolon statt eines Punkts. Mit drei Optionen blendest du dieses Rauschen aus.
Leerzeichen ignorieren ist standardmäßig eingeschaltet. Ein Wort, das nur in eine andere Zeile gerutscht ist, oder Text mit anderen Abständen zählt dann nicht als Änderung. Groß- und Kleinschreibung ignorieren behandelt Kündigung und KÜNDIGUNG als dasselbe Wort. Satzzeichen ignorieren überspringt Kommas, Punkte, Klammern und ähnliche Zeichen, sodass nur Wörter und Zahlen verglichen werden.
- Bei Verträgen und juristischen Texten lässt du Groß- und Kleinschreibung und Satzzeichen mitzählen. Ein fehlendes Komma oder ein Großbuchstabe kann die Bedeutung ändern.
- Bei Entwürfen und Berichten, die neu formatiert wurden, schaltest du Groß- und Kleinschreibung ignorieren und Satzzeichen ignorieren ein, um nur echte Wortänderungen zu sehen.
- Die Einstellungen stehen in der Seitenadresse. Mit diesen Einstellungen teilen gibt einer Kollegin oder einem Kollegen also genau dieselbe Ansicht.
PDFs in Acrobat und Word vergleichen
Adobe Acrobat Pro enthält ein Werkzeug zum Vergleichen von Dateien: Öffne Acrobat, wähle unter den Werkzeugen Dateien vergleichen, gib die alte und die neue Datei an und starte den Vergleich. Acrobat erstellt dann einen Bericht über Text- und Bildänderungen. Die Funktion gehört zur kostenpflichtigen Version; der kostenlose Acrobat Reader kann keine Dateien vergleichen.
Auch Microsoft Word schafft das in zwei Schritten. Öffne jede PDF in Word (Datei > Öffnen), damit sie in ein bearbeitbares Dokument umgewandelt wird, speichere beide als Word-Dateien und vergleiche sie dann über Überprüfen > Vergleichen > Vergleichen. Das klappt gut bei textlastigen PDFs, aber die Umwandlung kann das Layout von Tabellen und Spalten verschieben, und Unterschiede, die erst durch die Umwandlung entstehen, können als Änderungen auftauchen.
Ein Browser-Tool braucht keine Installation und kein Abo und funktioniert auf jedem Computer, auch auf einem Dienstlaptop, auf dem du keine Software installieren darfst.
Gescannte PDFs und weitere Grenzen
Ein Vergleich arbeitet mit dem Text in der PDF. Ein gescanntes Dokument ist eine Reihe von Bildern der Seiten und enthält keinen Text, es gibt also nichts zu vergleichen. In dem Fall sagt dir das Tool genau das und verweist auf PDF OCR, das den Text erkennt und die Datei durchsuchbar macht. Lass die OCR über beide Scans laufen und vergleiche die Ergebnisse. Prüf die gefundenen Änderungen an den Seitenbildern nach, denn OCR kann einzelne Buchstaben falsch lesen.
Ein Textvergleich sieht keine Formatierung. Ein Wort, das nur fett geworden ist, eine andere Schrift, ein neues Logo oder ein ersetztes Bild wird nicht gemeldet, solange sich nicht auch die Wörter geändert haben. Am Zeilenende getrennte Wörter werden wieder zusammengefügt, ein anderer Zeilenumbruch erscheint also nicht als Änderung. Sehr große Dokumente, die fast vollständig verschieden sind, können zu viel für einen einzigen Vergleich sein; vergleiche sie dann in Teilen.
Checkliste für Vertragsänderungen
- Vergleiche immer mit der Version, auf die ihr euch geeinigt habt, nicht mit der Zusammenfassung oder den Änderungsmarkierungen der Gegenseite.
- Schau zuerst auf Zahlen: Beträge, Prozentsätze, Daten, Kündigungsfristen und Termine.
- Prüf kleine Wörter, die die Bedeutung umdrehen: nicht, kann, muss, soll, nur, und, oder.
- Prüf Namen, Adressen und Firmenangaben, die sich leicht unbemerkt austauschen lassen.
- Bewahr den heruntergeladenen Bericht zusammen mit beiden PDFs auf, damit du später zeigen kannst, was du geprüft hast.