Die kurze Antwort
Gib das Passwort im Feld Passwort des Werkzeugs unten ein und wiederhole es unter Passwort wiederholen. Lege dann eine oder mehrere PDF-Dateien ab. Sobald beide Felder übereinstimmen, wird jede Datei verschlüsselt und bekommt einen Herunterladen-Knopf; mehrere Dateien kannst du gemeinsam als ZIP herunterladen. Mit Anzeigen prüfst du, was du getippt hast, bevor du die Datei weitergibst.
Voreingestellt wird die PDF mit AES-256 verschlüsselt, und nach dem Öffnen bleiben alle Aktionen erlaubt. Wenn du zusätzlich Drucken, Kopieren oder Bearbeiten verhindern willst, entferne die entsprechenden Haken unter Erlauben. Du brauchst weder Adobe Acrobat noch ein installiertes Programm, und es funktioniert unter Windows, auf dem Mac, auf dem iPhone und unter Android gleich.
Hier ausprobieren: PDF schützen
Vollständige Tool-Seite öffnenÖffnungspasswort und Berechtigungspasswort
Eine PDF kann zwei Passwörter haben, und die erfüllen ganz unterschiedliche Aufgaben. Wer den Unterschied kennt, vermeidet den häufigsten Fehler: zu glauben, eine Datei sei gesperrt, obwohl sie es gar nicht ist.
- Öffnungspasswort (Benutzerpasswort): Ohne dieses Passwort lässt sich die Datei nicht öffnen. Seiten, Text und Bilder sind verschlüsselt gespeichert, wer also in die rohe Datei schaut, sieht nur Datensalat. Das ist der eigentliche Schutz.
- Berechtigungspasswort (Besitzerpasswort): Es legt fest, was Programme nach dem Öffnen erlauben, etwa Drucken, Text und Bilder kopieren oder Bearbeiten und Kommentare hinzufügen. Ohne Öffnungspasswort kann trotzdem jeder das Dokument lesen.
- In diesem Werkzeug ist das Öffnungspasswort immer Pflicht. Das Feld Berechtigungspasswort (optional) erscheint erst, wenn du unter Erlauben einen Haken entfernst. Lässt du es leer, wird ein langes Zufallspasswort verwendet, und die Einschränkungen lassen sich später nicht mehr aufheben.
AES-256 oder AES-128
Beide sind starke, standardisierte Verschlüsselungsverfahren. AES-256 ist das Verfahren des aktuellen PDF-Standards und fast immer die richtige Wahl. AES-128 gibt es für die Kompatibilität mit sehr alten PDF-Readern von vor 2008. Ältere PDF-Programme nutzten außerdem ein Verfahren namens RC4, das heute nicht mehr als sicher gilt; dieses Werkzeug erstellt keine RC4-Dateien.
| AES-256 (Standard) | AES-128 | |
|---|---|---|
| Öffnet sich in Adobe Acrobat und Reader | Ab Version 9 | Ab Version 7 |
| Chrome, Edge, Firefox, Safari | Ja | Ja |
| iPhone, iPad und Android | Ja | Ja |
| Zeichen im Passwort | Alle Buchstaben, auch Umlaute, Akzente und andere Schriften | Lateinische Buchstaben, Zahlen und gängige Sonderzeichen |
| Wann wählen | Immer, außer ein sehr alter Reader muss die Datei öffnen | Nur für sehr alte PDF-Software |
Ein Passwort wählen, das wirklich schützt
Die Verschlüsselung ist nur so gut wie das Passwort dahinter. Kurze oder gängige Passwörter lassen sich von Programmen erraten, die Millionen Kombinationen durchprobieren, lange dagegen nicht. Ein paar Regeln machen den Unterschied.
- Länge schlägt Komplexität: Vier zufällige Wörter oder ein Satz mit 12 oder mehr Zeichen sind stärker als eine kurze Mischung wie Pa55!.
- Verwende nicht das Passwort deines E-Mail-, Bank- oder Firmenkontos. Wenn das PDF-Passwort bekannt wird, soll sonst nichts offenliegen.
- Vermeide Dinge, die andere herausfinden können, etwa einen Geburtstag, eine Telefonnummer oder den Firmennamen.
- Bewahre es sicher auf, zum Beispiel in einem Passwortmanager. Ein vergessenes PDF-Passwort kann niemand wiederherstellen, auch wir nicht. Behalte deshalb auch das ungeschützte Original.
- Für Dateien, die an viele Leute gehen, nimm ein Passwort nur für diese eine Datei. So kannst du es weitergeben, ohne etwas anderes preiszugeben.
Eine geschützte PDF sicher weitergeben
Am häufigsten scheitert der Schutz daran, dass das Passwort mit der Datei mitreist. Stehen PDF und Passwort in derselben E-Mail, bekommt jeder, der diese E-Mail erhält, beides. Schick die Datei per E-Mail oder Freigabelink und das Passwort auf einem anderen Weg: per Anruf, SMS, Messenger oder persönlich.
Für ein Dokument, das du regelmäßig an dieselbe Person schickst, vereinbart einmal eine Regel, zum Beispiel die letzten Ziffern der Kundennummer plus ein Wort, das ihr beide kennt. Sag der Empfängerin oder dem Empfänger, dass Groß- und Kleinschreibung zählt und das Passwort genau so eingegeben werden muss. Viele Rückfragen entstehen durch einen Großbuchstaben oder ein Leerzeichen, das beim Kopieren und Einfügen dazugekommen ist.
Was Druck- und Kopiersperren wirklich bewirken
Die Einschränkungen stehen in der verschlüsselten Datei, und die meisten PDF-Apps beachten sie: Adobe Reader, die PDF-Ansicht im Browser und Apps auf dem Handy blenden Drucken oder Kopieren aus oder grauen es aus, wenn es nicht erlaubt ist. Sie sind nützlich, um zu zeigen, wie ein Dokument verwendet werden darf, und um versehentliches Drucken oder Kopieren zu verhindern.
Eine starke Hürde sind sie nicht. Wer die Datei öffnen kann, kann sie lesen und abfotografieren, und manche Programme ignorieren die Sperren. Wenn ein Dokument nicht in falsche Hände geraten darf, schützt es das Öffnungspasswort. Soll eine gedruckte oder kopierte Fassung zeigen, woher sie stammt, füge vor dem Schützen ein Wasserzeichen mit dem Namen der Empfängerin oder des Empfängers ein.
Häufige Probleme und Lösungen
- Die Datei wird nicht bearbeitet und verlangt ein Passwort: Beide Passwortfelder müssen ausgefüllt sein und übereinstimmen. Vergleiche sie mit Anzeigen.
- AES-128 lehnt das Passwort ab: Manche Zeichen, etwa Buchstaben aus nicht lateinischen Schriften, lassen sich mit AES-128 nicht speichern. Wähle AES-256 oder ändere das Passwort.
- Die PDF hat schon ein Passwort: Entferne es zuerst mit PDF entsperren und dem Passwort, das du kennst, und schütze die entsperrte Kopie dann neu. Dateien, die nur Drucken oder Kopieren einschränken, werden automatisch übernommen und bekommen deine neuen Einstellungen.
- Die geschützte Datei ist etwas größer als das Original: Das Werkzeug schreibt jeden Teil der PDF einzeln, damit er verschlüsselt werden kann. Der Unterschied ist meist klein.
- Die Empfängerin oder der Empfänger kann die Datei nicht öffnen: Prüft, ob eine aktuelle PDF-App verwendet wird und ob das Passwort mit denselben Großbuchstaben eingegeben wird.